公開日: 2024年10月17日 / 更新日: 2024年10月18日

コラムkintone

kintoneの4つのチャット機能を紹介｜業務でのコミュニケーションを円滑化

kintoneで利用できるチャット機能とは？

kintoneでは、ユーザー同士のコミュニケーションツールとして、4つのチャット機能が標準機能で備わっています。

・アプリのコメント
・スペースのスレッド
・ピープル
・個人メッセージ

それぞれ機能の違いを理解して上手く活用することで、円滑なコミュニケーションを図ることができ、業務効率の向上につながります。

今回は、kintoneのチャット機能のそれぞれの特徴や使い方についてご紹介します！

kintoneのアプリのコメント

kintoneアプリには、各レコードに対してコメントを入力できる機能があります。
レコード情報に対する補足内容や疑問点などをコメントに残して、コミュニケーションを取ることができます。

コメントの書き込み方法

1.アプリのレコード詳細画面に移動すると、画面右側にコメントを書き込むための入力欄が表示されます。
※コメント入力欄がない場合は、コメントボタンをクリックしてください。

2.入力欄にコメントを入力します。

入力時にコメントの宛先を指定することで、相手に「自分宛の通知」としてメッセージを送れます。
その場合は、コメント欄の[宛先指定]をクリックするか、コメント欄に「@（半角アットマーク）」を入力します。 「＠」に続けて、ユーザーまたは組織・グループで宛先を指定します。

※コメントの宛先指定の詳細な使い方や仕様については、サイボウズの公式ヘルプページをご参照ください。

コメントの宛先指定

ちなみに、アプリの設定の「アプリの条件通知」で「コメントの書き込み」を有効にしている場合は、宛先が指定されていない場合も「自分宛の通知」をして通知が届きます。

3.入力が完了したら、[書き込む]をクリックします。

以上の操作で、コメントが書き込まれます。
書き込まれたコメントは、該当のレコードにアクセスできるすべてのユーザーが閲覧できます。

コメント機能は、アプリ毎に有効・無効を設定することができます。 無効にする場合は、アプリの設定の「高度な設定」から「レコードのコメント機能を有効にする」のチェックを外してください。

kintoneのスペースのスレッド

kintoneには、部署やプロジェクトに合わせて、kintoneのアプリなどを集約できる「スペース」という機能があります。
スペースを作成すると、スペース内に「スレッド」が作成されるので、こちらを利用してメンバー間でコミュニケーションを行えます。

スペースには公開スペースと非公開スペースがあり、非公開スペースの場合は、招待したユーザーのみが参加できます。 非公開スペースで作成されたスレッドを利用することで、メンバーを限定してコミュニケーションを行えます。
非公開スペースに設定する場合は、スペースの管理の基本設定で、「参加メンバーだけにこのスペースを公開する」にチェックを入れます。

メンバーの追加は、スペースの管理の参加メンバーで追加できます。

スレッドの書き込み方法

1.スペースを開いて、スレッドを選択します。

2.スレッドの投稿欄にコメントを入力します。

3.入力が完了したら、[書き込む]をクリックします。

以上の操作で、コメントが書き込まれます。

スレッドは、1つのスペースに複数追加できます。それぞれのテーマに合わせて、メンバー同士でやりとりを行えます。
スレッドを追加する場合は、「スペースの管理」の基本設定で、「スペースのポータルと複数のスレッドを使用する」にチェックを入れます。
※一度チェックを入れて保存した場合、チェックを外すことができなくなります。

スレッドの作成方法

1.スレッドの追加する場合は、スレッド一覧の＋ボタンをクリックします。

2.スレッドのタイトルと本文を入力したら[スレッドを作成]をクリックします。

以上の操作で、スレッドが追加されます。

スペースのスレッドに誰かがコメントを書き込んだ場合、そのスレッドをフォローしているユーザーに通知が届きます。 フォローしているユーザーは、スレッドの右側にある「ピープル」で確認できます。
スレッドのフォローを解除したい場合は、フォローしているスレッドを開いて[フォローの解除]をクリックします。

コメントの宛先指定と同様に、スレッドでも宛先を指定できます。 宛先を指定した場合は、そのユーザーがスレッドをフォローしているかどうかにかかわらず、「自分宛の通知」として通知が届きます。

また、スレッド機能は、「ゲストスペース」でも利用できます。
「ゲストスペース」とは、社外の人がゲストとして参加できるスペース機能です。 ゲストスペースのスレッドを利用すれば、メールを利用せずに、社外のメンバーとのやりとりをすることができます。

kintoneのピープル

ピープルとは、ユーザーのプロフィール確認や投稿ができる場所です。
自己紹介や日々の出来事など、気軽な投稿として利用できます。

ピープルの投稿方法

1.自分のピープルに移動する場合は、ポータルの画面右上に表示されているユーザー名をクリックします。

2.投稿欄にコメントを入力します。

3.入力が完了したら、[送信]をクリックします。

以上の操作で、コメントが書き込まれます。

ピープルの投稿は、他のユーザーのピープルでも行えます。 他のユーザーのピープルに移動したい場合は、ポータルの全体検索で対象のユーザーを検索するか、ポータルの画面左上にあるメニューボタンをクリックして「ピープル」を選択して、ユーザーを選択します。

また、他のユーザーのピープルに対してフォローすることができます。 フォローすると、そのユーザーの投稿があった場合に「すべての通知」としてメッセージが届きます。

kintoneの個人メッセージ

ピープルに投稿されたメッセージはすべてのユーザーが閲覧できますが、 他の人に見られずに1対1でメッセージを送りたい場合は、メッセージ機能を利用します。

メッセージの送信方法

1.ピープル画面にある人型のアイコンをクリックすると、メッセージ画面に移動します。

2.メッセージ欄にコメントを入力します。

3.入力が完了したら、[送信]をクリックします。

メッセージを送ると、「自分宛の通知」として相手に届きます。

ピープル機能とメッセージ機能は無効にすることができます。
無効にしたい場合は、「kintoneシステム無管理」のその他のセクションの「利用する機能の選択」をクリック。 「ピープル機能とメッセージ機能を利用する」のチェックを外します。
※どちらか片方を無効にすることはできません。

まとめ｜相手や内容に合わせてチャットを使い分ける

kintoneにある4つのチャット機能をご紹介しました。

アプリのコメント
アプリのレコードを参照して、疑問点や補足などのコメントを残せる。

スペースのスレッド
部署やプロジェクトに合わせたスペースを作成して、それに関連したテーマで話し合える。
「非公開スペース」に設定すれば、参加したメンバーに限定したコミュニケーションも可能。

ピープル
他のユーザー全体に対して、自己紹介や日々の出来事など、気軽な投稿として利用できる。

個人メッセージ
上司や先輩への相談や同僚との気軽な話題など、自分と相手だけでコミュニケーションしたいときに利用できる。

メッセージを送りたい相手や状況、伝えたい内容に合わせて、kintoneのチャット機能を上手く活用してみてください。 メンバー同士のコミュニケーションが、より円滑に進められるようになるはずです！

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