DXで実現した業務の“見える化”

たとえばどんなに一生懸命働いてたくさんお金を持っていたとしても自分の時間がないとせわしなく、本当の意味で豊かであるとは言えないのではないでしょうか。

だからこそDX化で、社員一人ひとりが効率よく働いて時間に余裕が生まれる環境をつくりたかったんです。

業務効率をアップし、本当の意味で“豊か”な生活を手に入れるためのDX

「もともと自分は好奇心が旺盛で、新しいものを取り入れるのが早いタイプ。DX化はとにかく社員たちが働きやすい環境をつくること、そして業務の“見える化”を進めることを目標にスタートしました」

──2016年という早いタイミングで、グループ型グループウェアである『Garoon』と、業務改善プラットフォーム『kintone』 を導入していたという豊田さんになぜ積極的にDX化に取り組むのかを伺ったところ、このように教えてくれた。

日本スタンダードのDX化のベースにあるのは“業務効率アップ”。

人材が採用できずに悩んでいるときに、「これからは1人辞めたからといって増員することだけを考えるのではなく、人が減っても業務を問題なく進められる仕組みも同時に考える時代。

売り手市場がつづいて満足いく採用が難しいからこそ、DXも同時に推進することで省人化と既存スタッフへの負担限との両方の実現を目指すことができるになります。つまりこれからは、どちらかではなく“どちらも”考えることが大切なんです」という話を聞き、DX化に着手したのだ。

「たとえばどんなに一生懸命働いてたくさんお金を持っていたとしても自分の時間がないとせわしなく、本当の意味で豊かであるとは言えないのではないでしょうか。だからこそDX化で、社員一人ひとりが効率よく働いて時間に余裕が生まれる環境をつくりたかったんです。

ちなみにその結果、社員はオンとオフのメリハリのある働き方ができるようになり、私は自分がやりたいと思ったことに幅広くチャレンジできるようになりました」と豊田さん。

日本スタンダードが目指すDX化とは、働く人たちに本当の意味で豊かな生活を手にしてもらうための手段なのだ。

現場の声を取りまとめるキーパーソンの登場でワンランク上のフェーズへ

日本スタンダードにおけるDX化の第２シーズンが始まったのは、2017年頃。

Garoonとkintoneの簡単な連携は豊田さん自身も行っていたが、もう１ランク上にステップアップするために求人広告の出稿で取り引きをしていたロケットスタートに業務を依頼したのだ。

「当時もDX化に取り組んでいて、仕事上は特に大きな問題はありませんでした。そのような中でロケスタさんに依頼したのは、もっと仕事の“見える化”を進めて協働できる環境をつくりたかったから。たとえばスタッフが休みを取っても、お客様からのお問い合わせなどに誰でも対応できるようにしたかったんです」と豊田さんは当時を振り返った。

そしてこのタイミングで、日本スタンダードの社内に強い味方が誕生する。

「勤務歴が長く、安心して仕事を任せられることから当社に欠かせない存在となっていた事務スタッフの江幡に、サイボウズが主催するイベントに参加してもらいました。そこでkintoneの利便性の高さを目の当たりにしたことで、DX化への積極性がアップ。ロケスタさんと現場をつなぐキーパーソンとなってくれました」と豊田さんは教えてくれた。

営業管理ツールで業務を可視化することで、日々の達成感を演出！

最初に着手したのは、営業管理ツールの導入。

プラグインを入れてkintoneの機能を拡張することで抱えている仕事の内容や量を可視化し、業務効率のアップに取り組んだのだ（※下記事例参照）。

「その日のタスクをグラフ化し、進捗によって色を変えることで日々達成感を得られるような仕組みにしてもらいました。より良いものにするためにロケスタさんにも業務内容を理解していただく必要があったので、江幡が中心となり共有。彼女がキーパーソンとなったことで、現場で使用するスタッフの声が反映された使いやすいものになったと思います」。

そして次に、ご加入者様の情報と共にご家族の命日を把握できる環境づくりにも取り組んだ。

「お客様にとって最愛の方とお別れすることになった日だからこそ、何年経っても直接お会いしたりお電話したりするときには私たちの想いも忘れずにお伝えしたいと常に思っていました。それを確実にするために、命日に関する情報も加えてもらったんですよ。こうしたちょっとしたアイデアを臨機応変に盛り込める可変性の高さもkintoneの良さですね」と豊田さん。

DX化を通じて働き方を改革してきた日本スタンダードだが、スタッフの働き方に変化はあったのだろうか。

「中心人物として活躍してくれた江幡ですが、実は旦那さんの転勤についていくことになったのですが、DX化を進めていたことで引き続きリモートで勤務してもらえているんです。想定外の出来事ではありましたが、いい結果に結びつけることができて良かったです」。

DX化を進めていたことで優秀な人材を失わずに済んだ日本スタンダードは、さらに豊かな働き方を実現しながら大きく成長していくに違いない。

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＜編集後記＞

日本スタンダードのDX化が上手く進んでいるのは豊田さんの実行力に加え、江幡さんから頂戴した現場の声が大きなカギを握っていた。
一度つくった設計をリファクタリングした際は、どのようなものを現場が求めているかという情報をたくさんご提供してもらいながら、２ヶ月ほどZOOMで打ち合わせを繰り返しながらつくり上げたそう。
きっと江幡さんが豊田さんと他のスタッフさんの声を取りまとめながら次のステップに進むスタイルが、日本スタンダードのDX化の定番になるに違いない。
ライター：中野 文香

＜取材協力＞

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