公開日: 2024年11月28日 / 更新日: 2025年01月29日

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採用代行（RPO）とは？メリットと導入方法を徹底解説

採用活動の効率化や成功率を高めるために注目されている「採用代行（RPO）」。この記事では、採用代行の基本的な仕組みから導入するメリット、企業が抱える課題に対する効果的な対応策まで詳しく解説します。

採用代行（RPO）とは？基本の解説

採用代行（RPO）とは？

採用代行（Recruitment Process Outsourcing、以下RPO）は、企業の採用活動全般または一部を外部の専門業者にアウトソーシングするサービスです。これにより、人材確保の課題に直面している企業が効率的に候補者を選定し、採用活動の質を向上させることが期待できます。RPOのサービス範囲は広範で、求人広告の作成から応募者の対応、選考プロセスの管理、さらには入社後のフォローアップまで多岐にわたります。

業務を委託されたRPO事業者は「どの部分をどの程度代行するか」を話し合って契約事項に含め、両者合意の上で採用活動を代行します。

採用代行の対象は正社員にとどまらず、最近ではパートやアルバイトの採用も対象になってきています。

多忙な企業にとって、採用活動はしばしば大きな負担となり得ます。人事担当者が日々の業務と平行して人材募集を行う場合、時間とリソースが限られるため、効率性が低下することがあります。こうした背景から、専門の外部業者に採用プロセスを委託するRPOの利用が増えています。RPOを活用することで、企業は内部リソースを自社のコア業務や戦略的な人事計画に集中させることが可能になります。

また、採用のプロフェッショナルが携わることで、最新の採用手法やテクノロジーを活用した選考が可能となり、採用効率と候補者体験の向上も見込まれます。特に競争の激しい人材市場においては、迅速で効果的な対応が求められ、RPOはその点でも重要なパートナーとなるでしょう。

採用代行（RPO）の種類

採用代行は主に2つの種類に分類できます

採用プロセス代行型：採用における事務作業を代行
リクルーター派遣型：クライアント先にリクルーターを派遣。候補者を見つける

採用プロセス代行型は主に外部の委託先で運用されることが多く、リクルーター派遣型はクライアントの社内で運用されるのが一般的です。また、リクルーター派遣と採用プロセス代行の両方を併用するケースもあります。

日本の採用代行市場では、採用プロセス代行型が一般的です。一部の外資系企業などではリクルーター派遣型の需要も増加しているようです。

採用代行が注目される背景とは？

人材不足の現状と採用の課題

近年、少子高齢化の進行や働き方改革の影響を受け、日本国内における人材不足の問題はますます深刻化しています。労働力人口の減少に伴い、多くの企業が適切な人材を確保することに苦労しており、この課題は持続的な成長を目指す上で無視できない問題となっています。特に以下のような具体的な課題が顕在化しています。

• 若年層人口の減少

• 日本の出生率低下により、若年層の労働力が減少し続けています。この傾向は採用活動に直接的な影響を与えており、企業が新卒採用や若手社員の確保を困難にしています。候補者の母数が減る中で、適切な人材を見つけることはますます競争が激化する要因となっています。

• 即戦力人材の争奪戦

• 特定のスキルや専門知識を持つ即戦力人材への需要は高まり続けています。例えば、デジタル化やAI技術の発展に伴い、ITエンジニアやデータサイエンティストのような高度な技術を有する人材が不足しており、これらの人材を巡る競争は激化しています。企業間での争奪戦が繰り広げられ、魅力的な条件や柔軟な働き方を提示しなければ優秀な人材を引きつけることが難しくなっています。

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• 採用プロセスの複雑化

• 従来の採用活動はシンプルな流れで完結することが多かったものの、採用プロセスは多様化しています。応募者数が増加し、多様なバックグラウンドを持つ候補者が登場する中で、採用基準や選考ステップも複雑化しています。企業は応募者の適性をより詳細に評価する必要があり、これに伴って面接の回数や評価項目の増加、デジタルツールの活用など、プロセス全体の負担が増えています。

これらの要因が複合的に影響を及ぼしており、従来の採用方法やアプローチでは企業の多様化するニーズを十分に満たすことが困難になっています。人材不足への対応には、戦略的で柔軟な採用体制の構築が求められており、今後も新たな手法や技術の導入が採用成功の鍵となるでしょう。

人手不足の原因についてはこちらの「人手不足が深刻な理由と今後の対策：業界ごとに解説」の記事で詳しく解説しています。

また人手不足で人材確保が難しくなっているなか、必要な人材を確保するためのアイディアはこちらの「人材確保の方法とアイデア：企業施策と取り組み事例から学ぶ成功のコツ」の記事でご紹介しています。

採用代行が必要とされる理由

企業が採用代行を活用する理由は、前述の人材不足や採用活動の複雑化といった課題を効率的かつ効果的に解決できるからです。採用活動は、優れた人材を確保するための重要なプロセスである一方、時間と労力を要する業務でもあります。そのため、多くの企業が専門知識を持つ採用代行業者（RPO）にサポートを依頼し、競争の激しい採用市場での優位性を確保しています。

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2. 採用活動には、求人情報の作成、応募者の対応、面接日程の調整、候補者とのコミュニケーション管理など、細かなタスクが多数含まれています。これらの業務を自社の人事担当者だけで処理する場合、他の戦略的な人事業務へのリソース配分が制約されがちです。採用代行を活用すれば、これらの時間と労力を要する業務を効率的にアウトソーシングし、社内の人材を育成計画や組織改革といった高付加価値の業務に集中させることができます。結果として、企業全体の生産性向上にも寄与します。

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採用代行（RPO）の具体的な業務内容

採用代行では、企業が自社で対応しきれない採用プロセスの全体または一部を外部業者が担います。以下に、具体的な業務内容を段階的に解説します。

母集団形成

採用活動において重要なのは「母集団形成」です。母集団とは、人材を採用するための候補者のグループのことで、自社に関心のある人材を集めること必要です。このプロセスには、自社との相性が良い求人広告の選定や、企業の魅力を効果的に伝える原稿の作成、または興味を持たせるスカウトメールの作成など、多様な方法があります。

また、採用代行（RPO）は、多くの企業に対してアウトソーシングサービスを提供し、年間数百社分の採用ノウハウを持っています。これにより、クライアント企業のニーズに合致した求職者を引きつけ、母集団形成の効率を高めることが期待できます。

さらに、募集計画の立案から始まり、求人サイトやダイレクトソーシングサービスの選定、求人広告・求人票の作成、さらにはインターンシップや企業説明会の開催、各種採用イベントの企画・運営、リクルーターの選抜に至るまで、人材募集に関わる多くの業務をRPOベンダーに委託することができます。

これらのベンダーは、採用チャネル選定に関する豊富なノウハウを有しており、求職者の動向や採用市場のトレンドを把握しています。自社のニーズを正確にベンダーに伝えることにより、集客力の向上が期待されます。このようにして、計画的かつ効果的な母集団形成を可能にします。

求人原稿作成

採用代行業者は、企業の求める人材像に基づき、魅力的な求人原稿を作成します。応募者の目に留まりやすいデザインや表現を取り入れることにより、応募数の増加を図ります。

ポイント
・競合他社との差別化を明確化
・働きやすさやキャリアパスを具体的に記載
・ターゲット人材に響く表現やデータを活用

採用戦略の設計

採用市場の動向やデータ分析を基に、最適な採用チャネルと戦略を設計します。たとえば、以下のような施策を行います。

・採用目標を達成するためのKPI設定
・ターゲット層に合わせた広告配信プランの策定
・中長期的な採用活動の計画立案

採用代行（RPO）を導入する前には、まず自社の採用課題とアウトソーシングしたい業務フローを確認することが重要です。自社が抱える悩みや要望をヒアリングし、課題解決に向けた業務フローを提案し構築します。

採用計画は採用活動のガイドラインのようなもので、「どのような人材を」「何人」「いつまでに」採用するのか、「求職者をどうやって採用するか」「面接回数や選考基準をどうするか」といった目標を設定します。

採用計画は事業計画とのすりあわせが不可欠で、人材を適切に採用・配置して事業の成功を目指すものです。

また、「現状の人材採用や人材活用に関する課題抽出」、各種採用施策に関する費用対効果の分析、採用管理システム（ATS）の選定・導入支援、転職エージェントや求人メディア運営会社のコントロール、SNSやオウンドメディアを中心とした採用広報施策の企画立案、社員定着率向上施策の企画立案、面接官・採用担当者・リクルーターの選定とトレーニング、といった人事・採用コンサルティングに近い領域の業務を委託することも可能です。

これらの業務委託は会社の経営や事業の根幹に関わる情報を共有する必要があるため、信頼できるベンダーに段階的に委託していくことが望ましいです。

このような業務を通じて、優秀な人材を確保し、人手不足を回避するために、適切な計画を立て、その計画に基づき採用活動を進めることが求められます。求人の即時募集だけでなく、会社が目指す方向に沿った組織を作るために中長期的な採用ニーズの理解も必要とされます。

応募者管理・スクリーニング

採用プロセスの中で、応募者対応や選考フローの管理は非常に重要です。しかし、これらは多くの時間を要するため、効率的に進める工夫が求められます。

また、採用確度を上げるためには応募数を増やすことが必要です。しかし、応募者が増えるほど選考プロセスにかかる時間は膨大になります。そこで、採用代行（RPO）の活用を検討することができます。採用代行サービスと採用基準を共有することで、応募者のスクリーニングを外部に委託することが可能です。

採用代行業者は応募書類の収集や管理、応募者からの問い合わせ対応、候補者データの管理、面接日程の調整など、応募・選考に関連するあらゆる連絡業務を代行します。これにより、事務的で煩雑な作業から解放され、自社の人事部門は企画や選考といった、採用における重要なコア業務にリソースを集中させることが容易になります。

採用代行の利点は、単に時間の節約だけではありません。高度なスクリーニング技術によって、より精度の高い選考が期待できるほか、多忙な人事担当者の労力を減少させ、業務の効率性を向上させることができます。また、専門家のサポートを受けることで、最新の採用トレンドや多様な人材にアクセスする機会を増やすことも可能になります。

このように、多数の事務作業を効率的に処理することで、貴社の人事担当者は本来の目的である戦略的な採用計画に専念することができるのです。効率的な採用活動を進めるためにも、このようなアウトソーシングの活用は非常に有効な手段となります。

応募段階での迅速で丁寧な対応を心がけるなら、応募者の満足度につながり、辞退率を低下させることにもなるでしょう。

採用選考

採用代行業者は、面接スケジュールの調整や評価基準の統一、選考結果のフィードバックまで一括管理します。これにより、採用フロー全体がスムーズに進行します。

合格・不合格通知やWebテストの実施、成績管理、面接日程の調整など、選考における周辺業務を外部委託することで、企業は自社の重要な選考業務に集中することができます。自社に最適な人材を見つけるために、面接での選考に注力することが可能になります。

しかし、面接や採用選考そのものをアウトソースする場合は注意が必要です。自社にそぐわない人材の採用を避けるため、重要な最終面接や選考業務は自社でおこなう方が安心だからです。

一部の大規模な採用活動を行う大企業では採用のコア業務である面接や合否決定を「RPO」ベンダーに委託するケースも見られます。このような場合、書類選考と一次面接のみをベンダーに依頼し、最終面接などの重要なフェーズは社内の役員や人事部門が担当することが一般的です。これにより、選考の段階に応じて役割分担をし、効率的な採用プロセスを実現できます。

さらに、採用業務が滞ることで応募者にマイナスの印象を与え、人材獲得のチャンスを逃してしまうリスクも考慮する必要があります。

採用担当者に連絡が取りにくいなどの理由で選考段階で辞退をする人が多いことを踏まえて、迅速かつ丁寧な対応で応募者の辞退を防ぐことが求められます。選考プロセスをスムーズに進めるため、周辺業務のスクリーニングをベンダーに委託することが重要です。。

内定後フォロー

内定者のフォローは最も重要な採用業務の1つです。昨今、応募者の選考社数が増えたことによる内定辞退が増えており、内定者への対応をおろそかにすると、優秀な人材が他社へ流れてしまい、機会損失になりかねません。そのため、内定から入社までの長い期間にわたって、定期的な連絡で内定者を惹きつけることで、自社への興味を保ち、辞退者を減らすことが可能です。

しかし、自社で応募者に定期的な連絡を取り続けることは容易ではなく、工数がかかり、最終的に辞退されることも多々あります。そこで、内定者フォローをアウトソースすることが、採用成功への近道となり得ます。特に新卒採用の内定者フォローは非常に重要な課題であるため、豊富な経験を持った採用代行（RPO）にアウトソースすることで、課題解決につながることが考えられます。

内定者への連絡業務、内定辞退者へのヒアリングや個別面談、そして研修や懇談会、説明会といった内定者向けのイベント企画・運営など、内定者とのコミュニケーションにおけるさまざまな業務を委託することも可能です。ただし、新卒採用における内定者管理は非常に重要な業務であるため、新卒採用に関する豊富な実績・ノウハウを持った「RPO」ベンダーを選定する必要があります。

効果測定と採用後フォロー

採用活動がどの程度成功したのかを定量的に評価するため、採用代行業者は以下のような指標を分析します。

・応募者数と採用率
・採用コスト（コストパーリクルート）
・採用者の定着率

効果測定の結果を基に、次回以降の採用戦略をさらに最適化します。

効果測定をする際に歩留まり率を計算することはとても大切です。こちらの「採用の歩留まり：計算方法と改善方法を知って確実に採用」の記事で詳しく解説していますのでぜひ参考にしてみてください。

採用後フォロー

採用者がスムーズに業務に適応できるよう、オンボーディング支援を提供します。このプロセスにより、早期離職を防ぎ、採用活動の成果を最大化します。

採用代行を利用するメリット

採用代行を利用することで、企業はさまざまな恩恵を受けることができます。以下に、具体的なメリットを解説します。

採用活動の効率化とコスト削減

業務負担の軽減

応募者対応や面接調整など、煩雑な業務をアウトソーシングすることで、内部リソースを重要な戦略業務に集中させることが可能です。

コスト削減

効率的な採用プロセスを構築することで、以下のような無駄を削減できます。

・採用にかかる広告費用の最適化

・非効率な採用活動による時間的コストの削減

採用にかかるコストを管理する上で押さえておきたい考え方やコスト削減のコツはこちらの「新卒・中途一人当たりの採用コスト：相場と削減方法を徹底解説」の記事でご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

採用ノウハウの活用による戦略的採用

採用代行業者は、これまでの支援実績から得た豊富なノウハウを保有しています。この知識を活用することで、企業は以下のような戦略的な採用活動を行えます。

・最新の採用トレンドに基づいたアプローチ

・データに基づくターゲット選定

・特定の業界やポジションに特化した採用手法

自社リソースの最適化

採用代行を導入することで、人事部門は採用業務から解放され、以下のような付加価値の高い業務にリソースを集中できます。

・社員のスキルアップや教育プログラムの設計

・組織開発や従業員満足度向上施策の推進

採用代行の選び方と導入ステップ

採用代行（RPO）を成功させるには、自社のニーズに合った業者を選び、適切なプロセスで導入を進めることが重要です。この章では、選定時のポイントから導入後の流れまでを詳しく解説します。

代行業者を選ぶ際のポイント

採用代行業者は多岐にわたりますが、自社に最適なパートナーを選ぶには以下の基準を考慮しましょう。

1. 実績と専門性

業者の過去の支援実績や業界知識を確認します。特に、自社の業界や職種に強いノウハウを持つ業者を選ぶと効果的です。

2. 対応範囲と柔軟性

業者が提供するサービスが自社のニーズに合っているかを確認します。一部業務だけでなく、採用プロセス全体を任せたい場合には、包括的な支援を提供できる業者を選びましょう。

3. コストとROI

導入コストと期待できる成果（ROI）を比較検討します。価格が安いだけでなく、採用成功率やコスト削減効果も考慮することが重要です。

4. コミュニケーション力

採用代行業者との連携が円滑に進むかどうかを確認しましょう。迅速で透明性のあるコミュニケーションが取れるパートナーが理想です。

導入までの具体的なプロセス

採用代行を導入する際の一般的な流れを以下に示します。

1. 現状分析とニーズの明確化

・自社の採用課題や目標を整理し、必要な支援内容を明確にします。

・業者に相談し、現状分析を行うことで、具体的な対応策が見えてきます。

2. 業者の選定と契約

・複数の業者を比較検討し、最適なパートナーを選びます。

・契約時には、提供されるサービス内容や料金体系を明確にしましょう。

3. 業務の設計と開始

・業者と協力して採用プロセスの設計を行います。

・各段階の役割分担や進行スケジュールを決定します。

4. 運用開始と定期的なレビュー

・実際の採用活動をスタートし、進捗状況を定期的に共有します。

・必要に応じてプロセスを調整し、より良い結果を目指します。

RPO導入後の業務フロー改善事例

RPOを導入することで、企業の採用フローがどのように改善されるのか、実例を挙げて説明します。

事例：製造業の中堅企業の場合

・課題：応募者対応に時間が取れず、採用成功率が低迷。

・導入内容：応募受付と初期選考を業者に委託。採用戦略の立案から選考プロセスの運営までを包括的に支援。

・結果：応募者対応の迅速化と選考プロセスの効率化により、採用成功率が20%向上。

事例：IT企業のスタートアップ

・課題：限られたリソースで優秀なエンジニアを確保する必要がある。

・導入内容：専門職採用に特化したRPOを導入し、ターゲット層に合わせた求人原稿作成や選考フロー設計を依頼。

・結果：ターゲット層へのリーチが強化され、応募者の質が向上。採用コストを30%削減。

採用代行を成功させるポイント

RPOを最大限に活用するための成功ポイントを紹介します。

RPO（採用代行サービス）を最大限に活用し、効果的な採用活動を実現するためには、いくつかの重要な成功要因を押さえる必要があります。単に業務を外部に委託するだけでなく、自社の目標や採用文化と調和させること、そして適切なコミュニケーションを確立することが求められます。

自社の採用戦略との整合性を取る

採用代行業者にすべてを丸投げするのではなく、自社の採用目標や文化との整合性を常に確認することが重要です。自社のビジョンや採用目標をしっかりと共有し、一貫した方針のもとで協力することが成功への鍵です。自社の強みや文化を理解してもらい、それを採用プロセスに反映させることで、求める人材と企業文化のマッチングが向上します。

• 目標の共有
  採用代行業者と採用目標を具体的かつ詳細に共有し、明確な期待値を設定します。これにより、双方が同じ方向を目指して行動でき、ミスマッチのリスクを低減できます。

• 自社の強みの伝達
  社の魅力的な要素や価値観を業者に正確に伝え、採用プロセスのあらゆる段階においてそれを反映してもらいます。これにより、候補者に対してより魅力的な企業ブランドを発信することが可能になります。たとえば、働きやすい環境や独自のキャリア成長機会など、自社の特徴を採用活動に組み込みます。

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適切なコミュニケーション体制の構築

採用代行を成功させるためには、継続的で効果的なコミュニケーションが欠かせません。業者と企業の間で円滑な情報共有を実現することで、プロセス全体の透明性が向上し、迅速な意思決定が可能となります。

• 定期的なミーティングの実施
  　進捗状況や課題を把握するために、定期的なミーティングを設け、計画の見直しや必要な修正を行います。これにより、問題の早期発見と対応が可能となり、採用プロセスの質が向上します。

• データ共有と分析の活用
  　採用プロセスに関するリアルタイムのデータやKPIを共有し、分析を通じて効果的な意思決定をサポートします。たとえば、応募者の反応率や選考通過率を追跡することで、改善点を特定し、迅速な対応が可能です。

これらのポイントを踏まえて採用代行を活用すれば、企業の人材確保戦略をさらに強化し、長期的な成功につなげることができるでしょう。

採用代行の将来性と今後のトレンド

採用代行（RPO）は、企業の採用活動を効率化する手段としてますます注目を集めています。本章では、採用代行の将来性や最新のトレンドについて解説します。

テクノロジーと採用代行の融合

採用代行業者は、最新のテクノロジーを活用して採用活動をさらに進化させています。以下にその代表例を挙げます。

AIの活用

応募者の適性を自動的に評価するAIツールの導入により、選考スピードが大幅に向上。応募者の履歴書を分析し、スキルマッチングを行うことで、最適な候補者をピックアップ可能。

チャットボットによる応募者対応

・応募者の質問に即時対応することで、企業への興味を持続させる。

・面接日程の調整など、時間を要する業務を自動化。

採用管理システム（ATS）との連携

応募者の進捗管理や選考結果の記録を一元化し、効率的な採用プロセスを実現。

グローバル人材採用におけるRPOの役割

多言語対応と国際的なネットワーク

RPOは、国際的な採用活動でも力を発揮します。特に以下の点で有効です。

・多言語対応の採用ツールやスタッフを活用して、海外人材へのアプローチを強化。

・世界各国の採用市場に精通した専門家の支援を受けられる。

国際規模の採用プロセス管理

離れた地域での採用活動を一括管理し、現地特有の雇用慣習に対応。

グローバル企業においても統一された採用基準を維持可能。

サステナブルな採用活動の追求

近年、持続可能な企業運営への関心が高まる中、採用活動においてもサステナビリティが求められています。

ダイバーシティ推進

採用代行業者は、性別、年齢、国籍など多様性を尊重した採用戦略を提案。

ダイバーシティが企業文化に与えるポジティブな影響を考慮した採用基準を構築。

エコフレンドリーな採用プロセス

ペーパーレス化やオンライン面接の導入で、環境負荷を軽減。

デジタルツールを活用して移動や物理的リソースの使用を最小限に抑える。

まとめ：採用代行で採用戦略を変える

採用代行（RPO）は、企業が抱える採用課題を効果的に解決し、採用活動の効率化と成功率向上を実現する強力なツールです。

採用代行を導入することで、企業はより競争力のある人材戦略を構築できます。少子高齢化や人材不足という課題が深刻化する中、RPOの重要性は今後さらに高まるでしょう。

企業が自社の採用課題に合わせて適切な業者を選定し、テクノロジーやグローバルな視点を取り入れることで、持続可能かつ効果的な採用活動を実現できます。採用代行を活用し、企業の未来を担う優秀な人材を確保しましょう！

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