公開日: 2024年02月15日 / 更新日: 2024年07月17日

コラムkintone

kintone(キントーン)アプリのレコードを一括削除する方法や注意点！

kintone（キントーン）にレコードを入力…と作業をどんどん進めていたら「間違えてレコードを登録してしまった・・・」というご経験、あるのではないでしょうか？

ExcelやWordなどと同様に、kintoneでもレコードを削除することはもちろん可能です。ただ、注意してほしいポイントがあることも事実。注意点や一括でレコードを削除したい場合の方法も含めて、ご紹介していきます！

kintone（キントーン）アプリ内のレコードは削除できる？

kintoneで作ったアプリのレコード。不要な場合、もちろん削除することが可能です。
削除自体はとても簡単に行うことができます。

また複数のレコードをまとめて削除できる一括削除機能も実装されています。

ではそれぞれ注意点と一緒に見ていくことにしましょう。

まずは基本の「レコードの削除」から

サイボウズのkintone（キントーン）ヘルプサイトでもとても丁寧なご説明がありますが、改めてこの記事でもサポートします！

▶kintoneヘルプページはこちら

レコードを削除してみよう

レコード削除の手順は以下の通りです。とてもシンプルな流れですね。

1.    削除対象のレコードがあるアプリを開き、一覧を表示
2.    一覧の画面左側にある、ファイルマークをクリックして、詳細を表示
3.    右側にある設定などを管理する歯車マークの横にある「…」をクリック
4.    レコードを削除

この手順にて、レコードの削除は完了です。
※本当に削除して良いレコードかは慎重にチェックを行ってくださいね！

「一括削除」することもできる

「CSVでアプリにデータを一括で取り込んではみたものの、どうやら間違えてデータを登録してしまったようだ…」kintoneを使っている方であれば、一度は経験したことがあるはず。大量の不要なレコードに頭がくらくらしてしまいますよね…。

間違って作ってしまった大量のレコードを削除できる

「これをひとつずつ削除しなければいけないのか？」と途方に暮れてしまうこともあるのではないでしょうか。
そんなときもご安心ください！kintoneには「レコードを一括で削除」を行える機能が存在していますよ。

ここからは「一括削除」について詳しくご紹介いたします。

レコード削除する前に！気をつけるポイント

さくっと「レコード削除」をしたくなりますが、まずは注意点を一緒に確認してみましょう！

一度削除したレコードは復元できない

まず、kintoneでは一度削除したレコードを復元することはできません。
もし削除しようとしたレコードが一緒に利用している他のメンバーの方にとって必要なデータだった場合、復元することはできず、思い出しながら新たなレコードを作成する・・・といった恐ろしい作業が必要となることも。
そのため、「レコード削除」については慎重に行うことが重要です。

レコードデータを削除しても運用に影響がないかどうかを確認しよう

一旦登録したデータが必要ないと思った場合でも、削除せずに取っておいた方がいいケースもあります。特にマスター系アプリではレコードが複数のアプリからルックアップ参照されているケースもあり、レコードを削除してしまうと、データの整合性が取れなくなってしまうケースもあります。

またその時は必要ないと思ったデータでもあとで「取っておけばよかった・・・」となることもあります。

それで必要なくなったレコードであっても、レコードを削除する前に運用に影響がないかどうかを確認するようにしましょう。

例えば、社員DBの社員データであれば退職したメンバーのレコードを削除するかわりに「退職」フラグなどで管理するならレコードを削除する必要はなくなり、いざというときのバックアップになります。

具体的には

・「在籍中」なのか「退職済み」がわかるようなフィールドを作る
・運用するときは「在籍中」メンバーに絞り込んだ一覧を作成して運用するようにする

などレコードを残したまま運用する方法を取るのがベター。

もし可能なら削除することで起こるリスクを取らず、一旦ステイタスなどで判断できるようデータを共存させることで、運用をカバーしてみましょう！

レコードの削除・一括削除を行う前に確認しましょう！

リスクを把握できましたら、安全策を講じておきましょう。まずは準備が必要です。
レコードの削除、一括削除を行う前に対応すべきことをまとめてみました！

1.バックアップの取得

まずは、レコードデータのバックアップを取得しておきましょう。
間違って削除してしまった場合のことを考え、バックアップをしておくと安心です。
後の祭り…といったことにならないよう確実に進めていきましょう。
それほどに、「削除」は慎重さが必要になる要素です。

▶バックアップの方法

レコードのデータをCSVで出力しバックアップを取得する方法です

(1)    ファイルに書き出すレコードを絞り込みます。
※絞り込む必要がない場合は、絞り込みを行わずすべてのデータでOKです
(2) ファイルに書き出す項目・出力形式を設定して、ファイルに書き出し
(3) 出力されたファイルをダウンロード

※参照　kintoneヘルプページはこちら

▶バックアップ取得方法は「kintone アプリのコピー方法。データの移行もできる？」の記事でも触れております

2.権限の確認

そもそも「レコード削除」が可能な権限を付与されているか？も確認が必要です。
削除できない場合は、そもそも権限付与がされていない可能性があり、アプリ設定を変更する必要も。管理者に問い合わせをしてみてください。

まずは、アプリ設定を確認してみましょう。
設定内の「アクセス権」内にある「アプリ」をクリック。
アプリ設定の確認ができますので、そこで自分が「削除」の権限を持っているかチェックしてみてくださいね。

3.一括削除機能の有効化

一括削除機能自体、kintoneのデフォルトでは「OFF」で設定されています。
（それほどに、レコードデータが誤って消去されるということは恐ろしいことという裏返しでもありますね・・）
こちらを「ON」の設定に変更することで一括削除が可能となります。

▶一括削除の設定を変更する手順

1.    アプリを開き、右側にある歯車マークを開き、設定をクリック
2.    「その他の設定」のなかの、「高度の設定」を選択
3.    「レコード一括削除を有効にする」にチェックボックスにチェックを入れる
4.    保存
5.    アプリを更新

4.一括削除するレコードの絞り込み

アプリ内のレコードデータをすべて削除してよければ、そのまま一括削除で問題ありませんが、残したいデータがあるときは「絞り込み」を必ず行いましょう。

想定しやすいシーンとしては、「開発中アプリからテスト用レコードを一括削除して本番運用に移行したい」場合。
一度テスト用で大量のレコードを登録したが、本番運用に移すときにはそのレコードを一瞬で削除したいところですよね。

絞り込んだ一覧で一括削除をする場合、表示されているレコード（つまり、絞り込み条件に該当するレコード）のみが一括削除の対象になるので安心です。

絞り込む際にオススメな設定は

1.    誤ってデータを作成してしまった時間帯を指定する
2.    かつ、誤ってデータを作成した「作成者」を指定する

この2つの絞り込み条件を掛け合わせることで、間違って削除をする可能性を低くすることができます。

一括削除の操作手順

先に説明した「削除権限があるか」「アプリの設定で一括削除がONになっているか」を確認したうえで、進めてみましょう。また、1度に5万件までのレコードを削除可能です。

1.アプリのレコード一覧画面を開きます。
2.「絞り込む」アイコンをクリックし、削除するレコードの条件を指定します。
3.[適用する]をクリックします。
4.レコード一覧画面右上の[オプション]アイコンをクリックし、[一括削除]をクリックします。
5.[削除]をクリックします。

レコードの削除が完了したら、「***件のレコードが削除されました。」と通知されます。

※参照　kintoneヘルプページはこちら

kintone（キントーン）でのレコードの削除は簡単にできるけど注意が必要！

kintone（キントーン）アプリの「レコード削除」「レコードの一括削除」についてご説明してきました。

機能自体はシンプルで、操作としてもとても簡単に行える作業ではありますが、「削除」することに大きなリスクも生じるので、ぜひ確認すべきこと、事前に準備すべきことを行ってから、トラブルにならないよう安全に進めてみてください。

kintoneの基本機能についてはこちらの記事も是非！

▶︎kintone検索窓で上手に絞り込みする方法：簡易検索プラグインもご紹介

▶︎kintoneテーブル機能とは？レコードに表形式でデータを保存してみよう！

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▶サイボウズのパートナーネットワーク  

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